Material de estudio y Trabajo

CALIDAD TOTAL

Definición de Calidad Total

 

Se llama calidad total por que tiene que ver con la empresa como un todo: el diseño de sus productos, con la selección de los materiales, con el proceso de fabricación, con su sistema administrativo y con su sistema de ventas y servicio después de la venta.

 

La calidad total implica un cambio de mentalidad de todas las personas que intervienen en las empresas y en las instituciones. Es una nueva cultura, entendiendo por cultura la forma de pensar y los modelos de comportamiento que la gente adopte con respecto a la manera de desarrollar su propio trabajo.

 

¿Qué es Calidad?

 

La calidad tiene que ver con el hecho de que los clientes queden satisfechos con un producto o servicio. Calidad es el conjunto de características que podemos apreciar en un objeto y que nos sirven para determinar hasta qué grado un producto es útil al cliente y responde sus expectativas de precio, duración, presentación y facilidad de uso. Por lo tanto un producto tiene calidad en la medida en que el uso del artículo que el cliente ha comprado lo deja satisfecho.

 

Para comprender mejor este concepto, tendremos en cuenta los elementos siguientes:

 

• Las características de calidad

• Los factores negativos de calidad

• Los factores positivos de calidad.

 

Se llaman características de calidad a las propiedades y funciones que el cliente busca en el artículo que compra.

 

• El comprador, procura satisfacer una necesidad; busca la utilidad concreta que le da el producto y no tanto el producto en sí.

 

• Un artículo para que tenga calidad, debe poseer las características que respondan a la utilidad concreta que busca el cliente.

 

Evaluamos, por tanto la calidad de un producto en la medida en que posee las características que buscamos en él, o dicho en otras palabras en la medida en que es funcional.

Factores Negativos de la Calidad

 

Para que un producto tenga calidad se requiere que cumpla con las condiciones siguientes:

Ø  Precio razonable: no se requiere que el

producto tenga la mejor calidad posible; sólo se exige que satisfaga los requisitos que el consumidor busca teniendo en cuenta el uso que va hacer de él.

Ø  Economía: son características del producto; teniendo en cuenta, un bajo consumo de energía, menores costos de mantenimiento, menores probabilidades de descomposturas, un uso más amplio del producto.

Ø  Duración: el consumidor espera que el producto esté hecho con materiales resistentes, sobre todo, aquellas partes que más se usan o se friccionan.

Ø  Fácil de usar: los productos de uso general deben diseñarse en tal forma que la mayoría de las personas aprendan fácilmente a usarlos.

Ø  Que no represente peligro a quien lo usa y que no sean perjudiciales al medio ambiente: con el crecimiento tan acelerado que ha tenido la población humana y con el consiguiente aumento en la producción de bienes, es cada día más urgente que nuestros productos no dañen el medio ambiente, del que depende, en último término la calidad de vida.

Factores Positivos de Calidad

 

Para que un producto triunfe en los mercados internacionales debe poseer los atributos llamados factores positivos de calidad porque le dan ventajas comparativas con respecto a productos similares. Estos atributos son:

 

• Buen diseño

• Alguna característica especial, por la cual el producto sea superior al de la competencia

• Buena apariencia

• En algunos casos, “originalidad y cierta exclusividad”.

 

La Calidad de los Servicios.

 

Llamamos servicios a las actividades que nos reportan beneficios, que no son objetos materiales. Los servicios nos reportan: el cuidado de la salud, la limpieza, la recolección de la basura, la comunicación por teléfono, etc. Nos ofrecen y nos prestan servios las dependencias gubernamentales, los sanatorios u hospitales, los bancos, los centros educativos, los transportes, las compañías de luz y de teléfono, etc. Las características de calidad, en el caso de los servicios, tiene que ver con la eficiencia de éstos: como la rapidez, la oportunidad en el cumplimiento de la fecha establecida, la simplicidad de los trámites, la buena atención.

 

Dentro de una misma compañía o institución, los diferentes prestan servicios unos a otros, de esta manera son servicios: la contabilidad, la administración, las actividades de las secretarias, la limpieza.

 

Las actividades de los departamentos y personas que se prestan entre sí, deben satisfacer las expectativas de los clientes respectivos, a fin de que puedan calificarse como de calidad.

La Calidad es en Beneficio de la Sociedad

 

Se establece que en la medida en que los productos y servicios sean de calidad reportan menos pérdidas económicas. Por eso define la calidad como “la menor pérdida posible que reporta la sociedad por los productos y servicios que adquiere a partir del momento en que el producto sale de la empresa rumbo al mercado”, la empresa existe para el bien de la sociedad, de tal manera que lo que es bueno para la sociedad es bueno para la empresa; y lo que es perjudicial para la sociedad lo es también para las empresas e instituciones.

 

La calidad es, en último término, servicio al cliente, apoyo a su bienestar; lo cual es contrario a la forma como piensan y obran personas que abusan de la buena fe de los clientes para obtener ganancias indebidas.

 

¿Quién es el Cliente?

 

Vivimos en un mundo en el que se nos ofrece toda clase de bienes y servicios, de los que nosotros somos los clientes.

A nosotros, en cuanto a clientes, nos gusta quedar satisfechos con el producto que hemos comprado o con el servicio que hemos solicitado.

 

 

Control de Calidad.

 

Esta designa la actividad mediante la cual verificamos y vigilamos que todo el proceso de producción, desde el diseño hasta la salida al mercado, se lleve a cabo de acuerdo con los estándares o especificaciones de calidad.

 

 

Se llama “estándares o especificaciones” a los valores establecidos, a los cuales deben ajustarse los productos y los procesos de su fabricación.

La Calidad del Recurso Humano

 

Importancia del recurso humano para el logro de la calidad total: las empresas que han optado por la calidad total como su estrategia de competitividad consideran el talento y la preparación de su gente como el activo o recurso más valioso con el que cuentan. De ahí se afirma que la calidad total comienza con la educación y termina con la educación.

 

La preparación, el entusiasmo y la creatividad del recurso humano son actualmente, y cada día lo será en mayor medida, el factor clave del que va a depender el éxito de las empresas en el estado actual de competitividad a nivel mundial.

 

De las personas depende la calidad del diseño, el mejoramiento continúo de cada una de las etapas de la fabricación y un servicio de calidad al cliente después de la venta.

 

Administración de Calidad Total

 

Es la función organizacional cuyo objetivo es la prevención de defectos. El objetivo de la gerencia de la calidad es fabricar un producto cuya calidad se diseña, produce y mantiene al menor costo posible, a la vez que se proporciona una satisfacción total al consumidor.

Administración Estratégica de la Calidad

 

La empresa moderna, de acuerdo a la descripción de Hansen y Ghare (1987), es un sistema complejo en el que se toman decisiones, se comunican y se instrumentan. Los componentes de la producción, incluida la calidad, dependen de la manera como se toman las decisiones de la estructura de la red de comunicaciones y del sistema de instrumentación.

 

La deficiencia de la administración en planear para el futuro y para prever problemas provoca el desperdicio de personal, de materiales y de recursos de producción, todo lo cual eleva los costos del productor y del precio que debe pagar el comprador.

 

Las mediciones de la productividad no conducen al mejoramiento de ella. Las mediciones indican a la gerencia cómo se están llevando a cabo las cosas, pero no

 

 

 

cómo mejorarlas. Es esencial esforzarse al máximo, pero todos están haciendo ya su mejor esfuerzo. Para ser efectivo, se necesita que los mejores esfuerzos tengan una guía para moverse en la dirección apropiada. Es importante que los administradores sepan lo que se espera de ellos. La calidad es el trabajo de todos, pero la calidad debe ser dirigida por la administración. Deming propuso 14 puntos para ayudar a la gerencia a mejorar la calidad.

 

• Mejorar el Producto o Servicio y Planear para el Futuro

 

Crear constancia en el propósito de mejorar el producto o servicio, como un plan para volverse más competitivo y para continuar en el negocio, y proporcionar empleo.

 

• Adoptar una Nueva Aptitud

 

Seguir viviendo con los niveles de demoras, errores, materiales defectuosos e incapacidad de los empleados, comúnmente aceptados. Aquí es donde la gerencia está en la posición de hacer algo con respecto a la mayoría de los errores. Corresponde a la administración eliminar los obstáculos que impiden al obrero hacer correctamente su trabajo.

 

• Eliminar la Dependencia de la Inspección en Masa

 

En su lugar se necesita la evidencia estadística de que se ha logrado la calidad. Esto elimina la necesidad de una inspección masiva. La inspección se vuelve tardía, así como ineficaz y costosa. El desperdicio, la degradación y el proceso no son acciones correctivas. La calidad no surge de la inspección, sino del mejoramiento del proceso.

 

• Mejorar la Calidad de los Materiales que se Reciben

 

Mucho de los problemas de la mala calidad y de la baja productividad se debe a la mala calidad de los materiales que se reciben, y de las herramientas y de las máquinas. Los gerentes de compras tienen un nuevo trabajo, ahora deben juzgar tanto la calidad como el precio, para juzgar la calidad es necesario contar con capacitación en pruebas estadísticas de la calidad, complementada con la experiencia, la cual significa ensayo y error.

 

• Encontrar los Problemas

 

El mejoramiento de la calidad debe ser práctica constante en todas las actividades, esto producirá un aumento continuo de la productividad, el estudio de los defectos

y de las fallas producidas por un proceso sometido a control estadístico es ineficaz, esta situación se puede mejorar sólo si se estudia el proceso mismo.

 

• Instituir Métodos Modernos de Capacitación

 

Los métodos de capacitación en el trabajo incluyen el uso de gráficos para determinar si un obrero ha sido capacitado y si puede realizar correctamente su trabajo, esta se debe reconstruir en su totalidad y debe utilizar métodos estadísticos para saber cuando termina la capacitación y determinar cuando es aceptable un trabajo y cuando no.

 

• Instituir Métodos Modernos de Supervisión

 

La administración debe estar preparada para tomar acciones inmediatas con base a los informes de los supervisores relativos a problemas como defectos heredados, falta de mantenimiento a la máquina, herramientas deficientes o definiciones operacionales poco claras. El principio básico es que la tarea del supervisor consiste en asesorar a los obreros que dependen de él, la supervisión pertenece al sistema y es responsabilidad de la administración y a esta corresponde emprender las acciones correctivas pertinentes.

 

• Desterrar el Miedo

 

Eliminar el miedo para que todos puedan trabajar con eficiencia en beneficio de la empresa, para mejorar la calidad es necesario que la gente se sienta segura, El miedo es un síntoma de fallas en la contratación, en la capacitación, en la supervisión y en el despido, debido a la falta de comprensión de los objetivos de la compañía.

 

• Derribar las Barreras

 

El personal de los departamentos debe trabajar en equipo para evitar los problemas de producción que puedan encontrarse con los diversos materiales y especificaciones y no provocar pérdidas en la producción debido a la necesidad de procedimientos causados por el uso de materiales inadecuados.

 

• Eliminar las Metas Numéricas

 

Desechar los carteles y lemas dirigidos a la fuerza de trabajo donde se le exhorta a aumentar su productividad sin proporcionar los métodos. En lugar de esta, se debe explicar lo que la administración está haciendo para perfeccionar el sistema Con el objeto de mejorar la calidad y la productividad, no trabajando más duro sino trabajando de una manera más inteligente.

 

• Eliminar las Normas de Trabajo que Prescriben Cuotas Numéricas.

 

Ya que estas no ayudan a que el obrero haga el trabajo mejor, por que garantizan la ineficiencia y costos elevados.

 

• Eliminar los Obstáculos al Orgullo.

 

Las organizaciones deben hacer todo lo posible por restaurar el orgullo de los empleados por su trabajo, al hacer esto la organización no solo cosecha los beneficios de maximizar el potencial de su fuerza laboral, sino que crea también lealtad, estímulo, interés y espíritu de equipo.

 

• Instituir un Programa Vigoroso de Capacitación y de Reinstrucción.

 

Por medio de esta, se prepara a los empleados para los cambios en sus trabajos actuales, un obrero ya capacitado puede ser fácilmente entrenado para nuevas obligaciones de trabajos.

 

• Crear una Estructura Apropiada.

 

La transformación se hace llevando a la práctica los principios de la calidad total. Esto requiere contar con un equipo especial a nivel de la alta dirección que diseñe un plan de acción para llevar a la práctica la calidad total, tal tarea no la pueden desempeñar ni los trabajadores ni los niveles intermedios.

Los Obstáculos Más Importantes

• Pensar que el mejoramiento de la calidad y el aumento de la productividad se logra de un día para otro.

• Suponer que la industria se transforma con sólo solucionar los problemas, instalar nueva maquinaria o automatizar los procesos.

• Adoptar recetas tomadas de otras compañías, siendo que cada empresa debe trazar su propia ruta hacia la calidad.

• Alegar como pretexto para no tratar temas relacionados con la calidad el que los problemas de la compañía son diferentes de los de las demás empresas.

• Pensar que la alta dirección ha cumplido con su responsabilidad con sólo establecer el control de calidad.

 

 

• Trabajar sin esforzarse en lograr que los productos se acerquen cada vez más al valor meta.

 

Planeación de la Calidad

 

La calidad es uno de los cuatro objetivos básicos de las operaciones. Aunque es algo por lo cual debe preocuparse la totalidad de la organización, la función de operaciones tiene a su cargo la responsabilidad de producir calidad para el cliente.

 

Esta responsabilidad puede lograrse mediante una planeación adecuada y un control apropiado de la calidad a lo largo de todas las fases de las operaciones.

Adecuabilidad para el Uso

 

La calidad se ha definido generalmente como “que tan adecuado es para el uso”. Esto significa que el producto o servicio debe satisfacer las necesidades del cliente, por ejemplo, que sirva para un uso que pretenda darle al cliente.

 

Este grado de adecuación se relaciona con el valor que recibe el cliente y con su satisfacción. Es sólo el cliente y no el producto, quien puede determinarlo.

 

Desde el punto de vista del producto las variaciones en la calidad no pueden tolerarse. El producto debe especificar la calidad en la forma más concreta posible y después esforzarse por cumplir con esas especificaciones. Si el producto resultante es o no adecuado es algo que será ajustado por el cliente.

 

La calidad de adecuado para el uso se basa en las siguientes cuatro características de calidad.

 

- Tecnológica (es decir, fuerza y dureza).

- Psicológica (es decir, sabor, belleza, status).

- Orientada al tiempo (es decir, confiabilidad y durabilidad).

- Contractual (es decir, cláusulas de garantía).

 

En el caso de un producto manufacturado la calidad puede definirse principalmente de acuerdo con las características tecnológicas y las orientadas al tiempo, mientras que en un producto que consista en un servicio puede involucrar las características mencionadas.

 

En general, la calidad es más difícil de definir, en el caso de los servicios productos manufacturados. Sin embargo independientemente del producto sea un bien o un servicio, deberán definirse las siguientes dimensiones de la calidad:

 

- Calidad del diseño.

- Calidad de conformación

 

- Las habilidades

- Servicio de campo

Calidad de Diseño

 

La calidad del diseño se determina antes de que el producto sea productivo. En una compañía manufacturera esta determinación es casi siempre responsabilidad primaria del departamento de ingeniería junto con el departamento de operaciones y el de mercadotecnia. En las organizaciones de servicios la calidad del diseño se maneja por quien sea responsable del diseño de los servicios.

La calidad del diseño se realiza mediante una investigación de mercado del concepto del diseño y una serie de especificaciones. La investigación de mercado tiene normalmente como finalidad determinar las necesidades del cliente.

La Calidad de Conformación

 

Significa fabricar un producto de forma que cumpla con las especificaciones. Cuando el producto se conforma con las especificaciones, el departamento de operaciones considera que es un producto de calidad aún cuando la calidad del diseño puede ser baja.

Habilidades

 

Confiabilidad y mantenimiento. Cada uno de estos términos tiene una dimensión de tiempo y por lo tanto, amplia el significado de la calidad mas allí del nivel inicial. Desde luego, agregar el tiempo a la definición de calidad es necesario para reflejar lo adecuado al producto para el uso continuo que le da el cliente.

La “disponibilidad” define la continuidad del servicio que se presta al cliente, un producto esta disponible si se encuentra en estado operacional y no en estado de paro a causa de reparaciones o mantenimiento. En la milicia, la disponibilidad puede igualarse con la prontitud para operar. La disponibilidad puede medirse en forma cuantitativa de la siguiente manera:

 

Disponibilidad = tiempo en servicio / tiempo en servicio + tiempo fuera de servicio.

 

La “confiabilidad” se refiere a la longitud de tiempo que un producto puede usarse antes de que se descomponga. Formalmente, la confiabilidad es la probabilidad de que un producto funcione durante un periodo específico sin que se descomponga.

 

El “mantenimiento” se refiere a la restauración de un producto para volver a servicio, una vez que se descompuso. Todos los clientes consideran que el mantenimiento es molesto. Por lo tanto, es deseable un alto nivel de mantenimiento para que el producto pueda volver a usarse pronto.

Servicio

 

De campo, que representa la garantía de reparación, el reemplazo del producto, después de venderse. El servicio de campo también se conoce como servicio al cliente, servicio de ventas o simplemente servicio.

 

El servicio de campo es intangible puesto que se relaciona con variables como la prontitud, la competencia y la integridad. El cliente espera que cualquier problema sea corregido con prontitud, en forma satisfactoria y con un alto grado de honestidad y cortesía.

 

REINGENIERÍA

Concepto

 

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos, para alcanzar, mejoras espectaculares, en medidas críticas y contemporáneas del rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

 

La Reingeniería es

 

Fundamental: al emprenderse la reingeniería del negocio, el individuo debe hacerse las preguntas más básicas sobre su compañía y como funciona:

 

Ø  ¿Porqué hacemos, lo que estamos haciendo?

Ø  ¿Porqué lo hacemos de ésta forma?

 

Las compañías que comprenden la reingeniería, deben cuidarse de los supuestos, que la mayoría de los procesos ya han arraigado de ellas. La reingeniería determina que debe hacer una compañía. No da nada por sentado. Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe ser.

 

Radical: llegar hasta la raíz de las cosas, no efectuar cambios superficiales, ni tratar de arreglar lo que ya está instalado, sino abandonar lo viejo. Descartar las estructuras y procedimientos existentes e inventar nuevas maneras realizar el trabajo.

 

Espectacular: la reingeniería no es cuestión de hacer mejoras marginales o incrementares, sino de dar saltos gigantes en rendimiento. La mejora espectacular exige volar lo viejo y cambiarlo por algo nuevo.

 

Procesos: es la más importante, y la que le da más trabajo a los gerentes corporativos. Un proceso de negocios es el conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente.

¿Para que Sirve la Reingeniería?

 

El objetivo es llevar a la empresa a ser la número uno. Su meta es aumentar la capacidad para competir en el mercado mediante reducción de costos y el mejoramiento de servicios, calidad de los productos, reducción de tiempo en la fabricación de productos.

 

Ø  Para cambiar o definir las estrategias empezando desde la cabeza de la empresa.

Ø  Comenzar de afuera hacia dentro.

Ø  Combinar iniciativas de arriba hacia bajo y de abajo hacia arriba.

Ø  Crear sentido de urgencia.

Clases de Compañías que Emprenden la Reingeniería

Compañías que se encuentran en grandes dificultades, no tienen remedio.

 

-      Costos en orden de magnitud superior al de sus competidores o la que permite su modelo económico.

-      Servicio malo a los clientes, lo que motiva a quejas de los mismos.

-      Índice de fracasos superior al de la competencia.

-      Necesita mejoras intensas.

Compañías que todavía no se encuentran en dificultades, pero cuya administración tiene la previsión de detectar que se avecinan problemas. Estas compañías deben tener la visión de rediseñarse antes de caer en la adversidad.

La compañía que está en óptimas condiciones, no tienen dificultades ni ahora ni en el horizonte, pero su administración tiene aspiraciones y energía. Estas compañías ven la reingeniería como una oportunidad de ampliar sus ventajas sobre los competidores.

 

 

¿Quién va a Rediseñar?

Las compañías no son las que rediseñan procesos; son las personas. Antes de profundizar en el proceso de reingeniería necesitamos atender al quien, como escogen las compañías y organizan al personal que realiza la reingeniería es clave para el éxito del esfuerzo.

 

• Líder: a ningún alto ejecutivo suele asignarse el oficio de líder; este es un papel que un individuo desempeña por iniciativa propia. Alguien que tiene autoridad para sacar adelante la compañía, haciendo que lo domine la pasión de reinventar la compañía y haciendo que la organización sea la mejor del negocio.

 

 

La función principal del líder es actuar como visionario y motivador; ideando y exponiendo una visión del tipo de organización que desea crear, le comunica al personal el sentido de propósito y de misión. El líder inicia también los esfuerzos de reingeniería de la compañía, el nombra a los altos administradores como dueños de los procesos y les asigna la responsabilidad de lograr grandes avances en el rendimiento.

 

• Dueño del proceso: es el que tiene la tarea de rediseñar un proceso específico, debe ser un gerente de alto nivel con responsabilidad de línea. Su reputación, su bonificación y carrera profesional, están en juego cuando un proceso es sometido a reingeniería.

 

El trabajo de un dueño de proceso no es hacer reingeniería sino ver que se haga, el dueño tiene que organizar un equipo de reingeniería y todo lo demás que se requiera para permitir que ese equipo haga su trabajo. Obtiene los recursos que el equipo necesita, lo protege de la burocracia y trabaja para tener la cooperación de otros gerentes cuyos grupos funcionales tienen que ver en el proceso.

 

• Equipo de reingeniería: son los que tiene que producir las ideas y los planes convertirlos en realidades. Ningún equipo puede rediseñar más de un sólo proceso a la vez, lo que significa que una compañía que vaya a rediseñar varios procesos debe tener más de un equipo trabajando. Debe ser entre 5 a 10 personas y cada uno constará de 2 tipos de miembros los de adentro y los de afuera.

 

Tendencias de la Reingeniería

• La Reingeniería es la iniciativa número uno que toman altos ejecutivos para alcanzar sus metas estratégicas.

• La competencia, la rentabilidad y la participación de mercado son las cuestiones que con mayor frecuencia mencionan los altos ejecutivos para apelar a la reingeniería de procesos.

• La mayoría de los ejecutivos esperan ver resultados de la reingeniería de procesos en un año o menos.

• Casi la mitad de los ejecutivos apelan a un programa de reingeniería si puede afectar a por lo menos el 10 por ciento de sus ingresos o gastos; casi el 90 por ciento de los ejecutivos apelarán a la reingeniería si va a afectar el 25 por ciento de ingresos o gastos.

• Las metas de las empresas tales como aumento de rentabilidad, aumento de satisfacción de los clientes, disminución de costos y aumento de ingresos, son más importantes para los ejecutivos en la reingeniería que las metas de proceso tales como aumentar la precisión y la rapidez.

Bases de la Reingeniería

Cliente: base fundamental de toda empresa a quien buscamos satisfacer. •

Competencia: toda organización debe ser más competitiva para poder sobrevivir en un entorno cambiante.

Cambio: busca que las empresas sean más competitivas. Debe buscar posicionarse a nivel de toda empresa.

Posicionamiento: Ubicar su Empresa en el Mercado

El posicionamiento es un conjunto de actividades que proporciona la entrada y el marco de planeación estratégico para la reingeniería y a través del cual se implementan los métodos para apoyar un cambio rápido y eficaz.

El primer elemento del posicionamiento es la recopilación de datos acerca de la compañía o institución, se compara donde esta hoy y donde quiere estar.

El segundo elemento en importancia es la recopilación de información acerca de la forma como se dirige el negocio.

El tercero es crear un ambiente en donde se pueda implementar el cambio con rapidez, eficacia y sin afectar a la organización

 

 

 

¿Cómo Cambiar?

 

Algunas compañías progresistas han visto que su respuesta al desafío de la competencia debe ir más allá de la reducción de los presupuestos. Han entendido que los cambios deben ser eficientes y que no solo deben disminuir los costos, sino que deben mejorar la calidad.

 

El término reingeniería se deriva de la práctica del desarrollo de sistemas de información; además este puede ser erróneo porque implica que los procesos de negocios fueron el producto de trabajo de ingeniería.

 

La experiencia de la industria con proyectos que aplican la reingeniería en los procesos de negocios, se han fortalecido. Los artículos de diversas publicaciones económicas son muy positivos. De manera que la reputación de la reingeniería se está difundiendo ampliamente. Sin embargo, ningún alcance de la imaginación podría expresar que la reingeniería es una práctica de negocios común, plenamente desarrollada. Un gerente interesado en este arenado cuenta con el acervo de conocimientos para calificarla de esa manera, no existen universidades que ofrezcan programas de reingeniería e incluso, los consultores con experiencia son difíciles de conseguir.

 

La reingeniería requiere expertos en trabajo de personal, ingeniería industrial y economía, en marketing, tecnología de diferentes clases y de hecho, en el trabajo especifico que se va a desarrollar.

 

Reingeniería: Hacer Cambios en la Compañía

 

La reingeniería es un enfoque para planear y controlar el cambio. Si se ha determinado con anticipación el posicionamiento, la reingeniería tendrá preparado el conjunto de sus metas y su ambiente. La reingeniería funciona mejor cuando se limita a un proceso o grupo de procesos.

 

Las normas ingeniería se aplican a los proyectos de reingeniería. Se realizan por fases: análisis, diseño, comprobación y comparación de las alternativas de diseño, selección e implementación. La aplicación de la reingeniería a captado la atención de los gerentes, dada la habilidad de este enfoque para hacer a las empresas más competitivas y además, porque puede brindar una nueva medida de orden para los negocios en general.

 

 

 

 

 

 

La Base del Éxito en la Reingeniería

 

Existen siete condiciones que deben formar parte del proceso de reingeniería para que llegue a un feliz término:

 

Habilidad para orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con una metodología sistemática y amplia.

 

Administración coordinada del cambio para todas las funciones del negocio que se vean afectadas.

 

Habilidad para evaluar, planear e implementar el cambio sobre una base continúa.

 

Habilidad para analizar el impacto total de los cambios propuestos.

 

Habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos.

 

Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base continúa.

 

Habilidad para asociar entre sí todos los parámetros administrativos de la compañía.

Rediseño: Utilizar el Diagrama como un Modelo

 

El proceso de rediseño se convierte en una actividad de elaboración de un modelo, reduciéndose las conjeturas al mínimo. El primer modelo puede ser un intento real para diseñar el proceso final; este puede llamarse un diseño de bajo costo en donde se omiten la duplicación del esfuerzo y la redundancia. Además las versiones están sujetas a los análisis de costos y de tiempo para poder comprobar el logro de metas cuantificadas.

Competencia Global

 

En las economías del mercado, la competencia se considera el factor más importante del clima empresarial; y tiene cinco factores:

 

Ø  La habilidad de las nuevas compañías para entrar al mercado.

Ø  La habilidad de los proveedores para ejercer una presión sobre los costos de los competidores en el mercado.

Ø  La habilidad de los clientes para influir en los competidores.

Ø  La habilidad de las alternativas para presionar el mercado.

Ø  Las actividades competitivas de las compañías rivales.

 

 

Otros factores como el gobierno, la tecnología y la globalización influyen en los anteriores para producir cambios en el ambiente de los negocios de industrias particulares, sectores completos de la economía y economías enteras.

 

La globalización fue la política de las Naciones Unidas que comenzó con una alianza en tiempos de guerra para oponerse a los poderes del Eje durante la segunda guerra mundial.

 

La competencia global, nacional y local ha aumentado y continuará haciéndolo e inclusive se intensificará. En general, la ventaja competitiva puede mantenerse solo mediante el mejoramiento continuo del producto, el control de costos y el marketing, es claro que estos factores se convertirán en el interés diario de la administración, en aquellas compañías que aprendan a sobrevivir.

El Mercado

 

Además de las presiones asociadas con la creciente competencia mundial, las variaciones en el mercado, están dirigidas por otras fuentes que incluyen cambios en los hábitos de compra en los clientes, en los ciclos de vida, en la administración de inventarios y aumento en las exigencias de calidad.

 

Los clientes, tanto los consumidores individuales como los compradores corporativos, está aumentando sus demandas a medida que ven el incremento en la competencia.

 

Otro factor importante del mercado es la reducción en el tiempo que un producto y su marketing asociado puedan permanecer inalterables y produciendo utilidades.

 

Para cada producto que ingresa al mercado, el menor tiempo de desarrollo reduce los costos y aumenta las ganancias.

El Sector Público

 

La influencia de los impuestos y las tarifas se conoce, pero puede ser sutil en algunos casos. La política monetaria es un aspecto de gobierno que tiene importancia inmediata en los negocios; otro factor que se reconoce es el efecto que el gobierno produce sobre los negocios en su papel de consumidor.

 

Las políticas tributarias y monetarias pueden verse como “botones de control” que el gobierno puede girar para cambiar la economía.

 

 

 

 

A causa de la globalización, ha aumentado el control del gobierno sobre los negocios; estas consecuencias son casi todas negativas.

 

La regulación política y marco legal influyen en los negocios en formas que son difíciles de anticipar e incluso de afrontar. Los debates de gobierno entre regulación y liberalización y las acciones resultantes de ellos han aportado un gran cambio a los negocios.

 

El sector público, considerado como un todo, es un cliente excesivamente grande; los hábitos de compra del gobierno pueden influir en el ambiente competitivo de cualquier industria; en algunas áreas las compras gubernamentales dominan el mercado.

 

Capital Humano: El Recurso más Valioso

 

Cuando la reingeniería comience a dirigir los aspectos del personal, el valor del capital humano tomará un nuevo significado; surgirá la conciencia de que la clave para un esfuerzo de reingeniería exitoso está en la fuerza laboral; de modo que será el personal quien se encargará de la tarea de realizar el trabajo de la nueva operación. Por tal razón no se podrá implementar ningún diseño si existen conflictos con los trabajadores.

 

El proyecto, además debe racionalizar la cantidad de personal que ofrece, pues en ocasiones se necesita reducirla. Todo lo anterior conduce a una larga lista de actividades:

 

Ø  Definir posiciones y destrezas.

Ø  Definir una nueva organización.

Ø  Reubicar al personal.

Ø  Entrenar y reentrenar.

Ø  Reclasificar.

Ø  Retirar.

Ø  lmplementar los cambios.

 

Durante todo este desarrollo la moral del personal deberá mantenerse en un alto nivel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tecnología

La tecnología es el factor de cambio más importante. Todo el mundo sabe que el índice del cambio tecnológico se ha acelerado en los últimos años, la corriente de nuevos productos que han salido al mercado es una de sus consecuencias.

Los cambios tecnológicos son particularmente difíciles para las empresas porque debido a la naturaleza, serán siempre nuevos y pocos comprendidos.

 

Características que Apoyan al Éxito

 

Al mirar los esfuerzos del pasado para reproducir el cambio en los negocios con la utilización de métodos tradicionales como la reorganización, pueden identificarse los siguientes problemas:

 

• Las compañías no tenían la documentación formal de las prácticas actuales.

• La administración no daba apoyo.

• Las estrategias empresariales no eran realistas.

• No había suficiente comprensión.

• Los servicios y estrategias no eran coherentes.

• No había relación entre operación y apoyo al sistema.

• Mala interpretación de los trabajadores.

• Los esfuerzos muy estrechos.

• No se comprendió el concepto.

• Se creyó que era la solución perfecta y que no traería consecuencias.

 

Reingeniería: La Herramienta Fundamental del Cambio

La reingeniería es al mismo tiempo la herramienta fundamental y la última del cambio, ella dirige el proceso de negocios, instrumento de realización del trabajo con la gente o con las máquinas. En su estado presente ayuda a ajustar los negocios a partir del antiguo paradigma industrial hacia uno nuevo de servicio e información. Las oportunidades de los negocios continuarán creciendo si se tiene en cuenta de que uno u otro modo, la relación entre gobierno e industria mejorará en todas partes; además las conexiones entre negocios, educación, ciencia, tecnología, gobierno, mano de obra y servicios financieros se convertirán en el soporte mayor del éxito en la empresa.

 

Elaborar el Programa del Negocio Actual.

Una vez la compañía ha determinado su posición objetivo y que el staff está listo para el cambio, las labores que se desarrollarán son la recopilación de la información acerca de las operaciones de negocios que la empresa realiza y la

 

 

 

Creación de un modelo de los procesos de negocios que se van a analizar. Los diagramas de las actividades de negocios describen el flujo de trabajo en cada proceso de negocios; primero se esquematizan como planos muy generales, luego los diagramas de alto nivel se dividen en diagramas más detallados.

 

BENCHMARKING

 

Breve Reseña Histórica

El Benchmarking se ha estado haciendo más popular en los E. U. por lo menos desde que Xerox empezó a hacerlo a finales de los 60.

 

Un número creciente de compañías avanzadas empezó a utilizar Benchmarking a principios de los 80, sin preocuparse de cómo lo llamaban y una o dos compañías de consultores aprovecharon la ocasión para ofrecer servicios de Benchmarking a compañías a las que les gustaba la idea pero no la ponían en práctica en su casa.

 

Según Xerox los beneficios derivados del Benchmarking son muy obvios.

 

Arthur Roch “La estrategia es fácil, la táctica es lo difícil”. En la ejecución y la táctica es donde el Benchmarking resulta importante.

¿Qué es el Benchmarking?

Benchmarking es proponerse metas utilizando normas externas y objetivas y aprendiendo de los otros.

El Benchmarking es, sencilla y llanamente, aprender de los otros. Identificarlos, estudiarlos y mejorar basándose en lo que se ha aprendido. Nosotros hacemos Benchmarking todo el tiempo en nuestra vida corriente, por ejemplo:

 

 

 

 

 

• Suponga que el señor Roger, un jugador de golf ansioso, tiene la oportunidad de asistir a un concurso de golf que presenta a algunos de los mejores jugadores del mundo. Domina lo básico, pero desea mejorar algo que le da quebraderos de cabeza: el golpe de putting. El señor Roger sabe que uno de los mejores putters, el señor Charle, va a estar allí; así pues, en prevención se lee el libro del señor Charle y ve un vídeo suyo; no quiere malgastar un tiempo precioso haciéndole preguntas ya contestadas. Mientras lee el libro y ve el vídeo, el señor Roger analiza su propio golpe de putt en la mente o en el propio salón, si no hay nadie por allí.

 

Por fin llega el día. En el seminario, el señor Roger se encuentra con el señor Charle, le hace preguntas y le saca toda la información que puede. En el camino de vuelta a casa, el señor Roger rumia todo lo que ha aprendido, diciendo que le va a ser útil para su golpe de putt. A la mañana siguiente está en el green, aplicando lo que ha aprendido con la esperanza de ser tan bueno o incluso mejor que el señor Charle.

 

Este ejemplo es Benchmarking en su pura esencia, por ejemplo, reunir información sobre las empresas objetivo antes de aproximarse a ellas, analizar la actividad propia, sacar el mayor provecho de una vista al lugar, grabar lo que se ha aprendido en la mente y practicar cuanto antes lo que se ha aprendido.

 

Existe un enorme fondo común de conocimientos y experiencia en el cerebro colectivo de los directivos y trabajadores del mundo. Conocimientos acerca de cada faceta de la dirección de una organización, desde el desarrollo de un nuevo producto y la compra de lo necesario para crear el producto o servicio hasta su producción, pasando por el desarrollo y la dirección del SIG (Sistema Integrado de Gestión), y la entrega a los directores de la información necesaria para tomar buenas decisiones, hasta llegar a la venta y servicio del producto.

 

Por tanto, el objetivo del Benchmarking es buscar en este enorme fondo de conocimientos de forma que el conocimiento pueda ser utilizado por aquellos que deseen mejorar sus propias organizaciones.

 

El Benchmarking se está Practicando por Dos Razones

Es un medio muy eficiente de introducir mejoras: los directivos pueden eliminar el viejo proceso de aprender por tanteo y pueden utilizar procesos cuya efectividad ya han probado otros y pueden concertar su pensamiento original a partir de cero para idear medios de mejorar estos procesos o adaptarlos a los procesos y cultura ya existentes en su propia organización.

 

 

 

 

Ø  Ayuda a la organización a introducir sus mejoras más rápidamente: el tiempo se ha convertido hoy en un factor tan importante en la competencia que los directivos de muchas industrias se ven forzados a encontrar medios para hacer las cosas mejor y más rápidamente. Una capacidad de Benchmarking madura dentro de una organización le permitirá hacer las cosas mejor y más rápidamente al poder emplear más aprisa los procesos de Benchmarking.

 

 

 

Las aplicaciones del Benchmarking son infinitas. Asumiendo, sin embargo, que el importe de los recursos dedicados a los proyectos de Benchmarking es finito, muchas organizaciones establecen algunas pautas para determinar qué función, actividades o procesos se estudiarán como parte de los programas de Benchmarking.

 

Hay muchas formas de practicar el Benchmarking y la mayoría de las organizaciones que han institucionalizado el Benchmarking han adaptado los procesos básicos para ajustarse a sus necesidades específicas.

 

 

 

Los Seis Pasos de Alcoa Hacia el Benchmarking

Decidir en qué se va ha hacer Benchmarking: el promotor del proyecto (el propietario del producto, proceso o servicio) identifica los temas potenciales para hacer Benchmarking. Para comprobar la oportunidad y validez de un tema se contestan las siguientes preguntas:

¿Es importante el tema para los clientes?

- ¿Refleja el tema una necesidad importante de la empresa?

- ¿Es significativo el tema en términos de costos o indicadores clave no financieros?

- ¿El tema es un área en la que la información adicional podría influir en los planes y acciones de la empresa?

 

El resultado de este paso es una declaración de propósitos que describe el tema en el que se va a hacer Benchmarking y guía las actividades del equipo de Benchmarking.

 

Planificar el Proyecto de Benchmarking: el jefe, que será responsable de lograr que el proyecto se complete con éxito deberá tener autoridad para hacer cambios en los procesos, productos y servicios basándose en la información del Benchmarking.

 

La primera tarea del equipo es refinar la declaración de propósitos del Benchmarking contestando a estas preguntas:

 

- ¿Quiénes son los clientes del estudio?

- ¿Cuál es el alcance del estudio?

- ¿Qué características se medirán?

- ¿Qué información hay ya disponible sobre el tema?

 

Finalmente, el equipo somete al promotor una propuesta de proyecto que incluye toda la información obtenida hasta el momento. Una vez que el promotor del proyecto haya aprobado la propuesta, el equipo procede al paso:

 

Comprender la prestación propia: este paso está dedicado al estudio de uno mismo. El equipo examina los factores que influyen en su actuación para estudiar qué características son más importantes y cómo recoger y medir esos datos. Este mismo proceso puede revelar nuevas formas de superar barreras específicas. Los datos de actuación recogidos se utilizan para crear la línea básica y la estructura para las comparaciones del Benchmarking.

 

Estudiar a otro: en este paso el equipo:

Identifica a los candidatos al Benchmarking

- Reduce la lista a unos pocos candidatos

- Prepara preguntas generales y específicas

- Decide el mejor medio de conseguir las respuestas a estas preguntas

- Realiza el estudio

 

Aprender de los datos: el equipo analiza los datos recogidos, cuantifica las brechas en su actuación e identifica que partes de la información puede ser particularmente útiles para mejorarla.

 

Utilizar las conclusiones: el equipo trabaja con el promotor del proyecto para determinar cómo se puede utilizar mejor las conclusiones del Benchmarking y qué otras organizaciones en la empresa pueden beneficiarse de este trabajo.

Tipos Habituales de Benchmarking

Benchmarking Competitivo

 

El Benchmarking Competitivo es la forma de Benchmarking más difícil porque, como su nombre sugiere, las compañías objetivo no están normalmente interesadas en ayudar al equipo de Benchmarking. La recopilación de datos, que casi es la tarea que lleva más tiempo en cualquier esfuerzo de Benchmarking, se hace mucho más difícil cuando sus objetivos son los propios competidores. Estos no desean que usted los estudie y pueden hacer lo imposible para desanimarle en sus esfuerzos si se enteran de que usted lo está estudiando.

 

El Benchmarking competitivo significa medir sus funciones, procesos, actividades, productos o servicios comparándolos con los de sus competidores y mejorar los propios de forma que sean, en el caso ideal, los mejores en su clase, pero, por lo menos, mejores que los de sus competidores. Recoger y analizar datos sobre sus competidores es un proceso totalmente claro, aunque hay que dedicarle tiempo; la mayor parte de los estudios de Benchmarking que fallan no lo hacen por la imposibilidad de recoger datos, sino porque los directivos, después de haberse gastado sus buenos dineros en obtener información no la utilizan para realizar cambios positivos basados en lo que han aprendido.

Benchmarking Cooperativo

 

El Benchmarking cooperativo y colaborador parecen ser la formas de Benchmarking de las que más se habla hoy porque son relativamente fáciles de

 

Practicar, ya que son interesantes para la prensa y porque los equipos que emprenden un Benchmarking competitivo normalmente mantienen la boca cerrada.

 

En el Benchmarking cooperativo, una organización que desea mejorar una actividad particular mediante el Benchmarking, contacta con las empresas mejores en su clase y les pregunta si aceptarán compartir conocimientos con el equipo de Benchmarking. Las empresas objetivo no son normalmente competidores directos de la empresa que hace Benchmarking, lo que es un factor clave para asegurar la cooperación.

 

Benchmarking Colaborador

 

En el Benchmarking colaborador, un grupo de empresas comparten conocimientos sobre una actividad particular, esperando todas ellas mejorar basándose en lo que van a aprender. A veces, una organización independiente sirve como coordinadora, recolectora y distribuidora de datos, aunque un creciente número de empresas dirige sus propios colaboradores.

Benchmarking Interno

El Benchmarking interno es una forma de Benchmarking colaborador que muchas grandes empresas utilizan para identificar las prácticas “del mejor en casa” y extender el conocimiento sobre estas prácticas entre otros grupos de la organización. El Benchmarking interno lo realizan a menudo grandes compañías como primer paso de lo que será más adelante un estudio enfocado al exterior.

 

Hay un par de razones que lo aconsejan:

 

Permite al equipo de Benchmarking culminar la curva de aprendizaje, es decir, desarrollar o acrecentar su base fundamental de conocimientos sobre el tema estudiado, con la ayuda de sus colegas, que tendrán menos reservas sobre el hecho de compartir informaciones de sus equivalentes de otras compañías.  

 

Permite al equipo de Benchmarking ofrecer más a los directivos de las compañías objetivo externas cuando se les pide que cooperen o colaboren en un estudio.

 

¿Por qué Hacer Benchmarking?

 

La historia del éxito del Benchmarking más ampliamente pregonada es con toda probabilidad de la de Xerox Corporation en los años ochenta. Pero en cada

 

 

 

 

 

 

Historia de Xerox hay literalmente cientos de otros ejemplos de éxito de Benchmarking que directivos estadounidenses están viviendo cada día. Casi todas las 500 empresas de fortune están haciendo Benchmarking y según los comentarios de directivos de muchas de estas compañías, el proceso esta alcanzando los resultados deseados, lo que redunda en mayor competitividad para sus empresas.

 

La comisión MIT de productividad industrial informó en 1989 de que “una característica de todas las empresas estadounidenses, grandes o pequeñas, con practicas con énfasis en el Benchmarking competitivo es que: comparan la actualidad de sus productos y procesos de trabajo con los de los líderes mundiales, para conseguir mejoras y medir los progresos”. Y la inclusión del Benchmarking en las orientaciones para aspirantes al Premio Nacional de Calidad MALCOLM BALDRIGE hace del Benchmarking requisito para todas las compañías que se toman en serio la mejora de su competitividad mediante la calidad.

 

¿Pero por qué Hacer Benchmarking?

 

Por que es sensato identificar a los mejores, estudiarlos y aprender de ellos y basándose en este aprendizaje, aplicar las mejoras que funcionaran en su organización, es una idea sencilla y atrayente.

 

Uso de Benchmarking en su Organización.

 

La mayoría de los procesos de Benchmarking entran en uno de estos 3 planteamientos:

 

• Planteamiento Formativo / Filosófico

 

Este planteamiento es utilizado frecuentemente por organizaciones que desean instalar un sentido de conciencia competitiva en su personal.

 

Enfrentarse a la filosofía del Benchmarking es decir, creer que puede aprender de los demás es frecuentemente el primer pasó en un camino que acabará por llevarle al verdadero Benchmarking.

 

La principal meta del planteamiento formativo / filosófico es conseguir que los directivos y empleados empiecen a concentrase en los competidores y se den cuenta de que pueden haber modos radicalmente diferentes de hacer las cosas, o sea mejorar.

 

 

 

 

• El planteamiento Ad Hoc Básico

 

Con el planteamiento Ad Hoc, los directivos utilizan el Benchmarking para ayudar a abordar y mejorar un área con puntos débiles, porque saben que el Benchmarking funciona, no porque sea parte de un impulso global de la organización hacia el Benchmarking.

 

• El planteamiento Global

 

Establecer un proceso de Benchmarking en toda la organización es una tarea existente, más que la del Benchmarking Ad Hoc, pero puede dar mucho a cambio.

 

 

 

 

EMPOWERMENT

 

Concepto

 

Es una forma fundamental distinta para trabajar en conjunto, las organizaciones actuales necesitan empleados que puedan tomar decisiones, que puedan encontrar soluciones a los problemas que se les presente o tengan iniciativa y reconocimiento por los resultados alcanzados.

 

 

 

 

Un lugar que trabaja con Empowerment se caracteriza por:

Mejorar constantemente la calidad de trabajo.

Ampliar habilidades y tareas que se utilizan.

Promover la innovación y creatividad.

Se tiene más control sobre las decisiones acerca del trabajo.

Ejecutar tareas enteras en vez de llevar a cabo únicamente parte de ellas.

Satisfacer al cliente.

Tener orientación al mercado.

Los lugares de trabajo con Empowerment se caracterizan también por una búsqueda de una relación entre empleados y personas, nueva relación entre gente y la organización.

 

Sentimientos de Empleados con Empowerment

 

• Sienten que constituyen la diferencia.

• Son responsables de sus propios resultados.

• Parte de un equipo.

• Pueden ser francos en cuanto a sus talentos y habilidades.

• Tiene control de su propio trabajo.

Diez Ideas Claves sobre el Empoderamiento

• Es una actitud.

• Debe hacer parte de la cultura organizacional.

• Practica un liderazgo colectivo.

• El empoderamiento sin responsabilidad es anarquía.

• La confianza entre el empoderamiento.

• Sin valentía no lo vamos a intentar.

• Empowerment requiere comunicación.

• Tiene visión y principios

• El empowerment no es difícil.

• El éxito se constituye todos los días.

 

El empoderamiento requiere de tres cambios en la resolución entre todos los que forman una organización.

 

• Tener visión y principios.

• Hacia la responsabilidad.

• Hacia el aprendizaje.

 

 

 

Resistencia al Empowerment

 

Una sensible controversia rodea todavía el concepto de Empowerment tanto en el sector empresarial como en otros. De hecho, en nuestra práctica como consultores hemos encontrado que muchos gerentes abrigan temores secretos sobre el empowerment, equiparándolo a menudo con entregar las llaves a los reclusos.

 

Si bien la mayoría de los líderes aceptan ahora que les ha llegado su momento, sólo unos pocos ponen en práctica el empowerment en toda la organización. El concepto de que la gente es importante es aceptado universalmente; pero el de darle empowerment, no.

 

Puede no ser “gerencialmente correcto” estar en contra del empowerment; pero, el concepto aún resulta amenazante para muchos gerentes. Con frecuencia esto se debe a que los líderes perciben una pérdida de su propio poder y control. Es posible que se encuentren anclados en una cómoda franja del viejo juego. Cuando se les confronta por primera vez con la idea de establecer un entorno con empowerment, los líderes preguntan con frecuencia: “si me lanzo con todos esos instrumentos, ¿no vamos a terminar en el desorden y en la anarquía? ¿Cómo puedo dirigir y controlar a la gente en una organización que tenga empowerment?”.

 

La respuesta comienza con la percepción de que este viejo entorno jerárquico, con sus políticas, procedimientos y planes estrictos, sólo guarda una apariencia de orden, ávida cuenta del nuevo juego del cambio. Por el contrario, el modelo de liderazgo con empowerment ofrece instrumentos ampliamente efectivos. Entre estos nuevos instrumentos se encuentran en primer lugar el poder de la visión y el mapa de rutas que proporcionan los valores compartidos y la cultura de una organización saludable.

 

Puesta en Marcha de un Modelo de Liderazgo en Empowerment

 

En los años en que hemos actuado como consultores de líder ayudándoles en el desarrollo de un modelo de liderazgo o empowerment, hemos identificado varias guías para el éxito:

 

Lo que No es el Empowerment. Lo que Sí es Empowerment

 

El empowerment no sugiere que el “líder de la cúpula” abdique su responsabilidad o se limite a contar los votos. El empowerment es democracia en el más puro sentido de que la mayoría manda. Se trata de que mientras los

 

líderes con empowerment se esfuerzan por ampliar el consenso de comités se paralice hasta tanto todos estén de acuerdo. Lee Lacocca, Chairman de Board en Chrysler, dice:

 

“Se habla de gerencia por consenso. Lo que se quiere es la contribución de todos y escucharlos, pero no demorar todas las decisiones para lograr el consenso. Muéstreme un grupo que trate de resolver todo en comité y yo les mostraré a un grupo que está desfasado en relación con el mercado”.

 

El Empowerment es compromiso y participación crecientes, conocimiento compartido y toma de decisiones, más el estímulo para que todos contribuyan con el máximo de su potencial. En la medida en que las decisiones se tomen y haya una continua mejoría, el rol principal del “líder de la cúpula” es orientar. Puesto que no siempre se logra un acuerdo, se hace necesario que el líder facilite el proceso de decisión, llegue a conclusiones y obtenga consenso y cooperación.

 

El Empowerment Comienza en la Cima

 

Aunque en último término el empowerment requiere implementación de arriba hacía abajo y viceversa, el lugar más eficiente para comenzarlo es con el equipo ejecutivo. Puesto que las organizaciones son “la sombra de sus líderes”, es necesario que el nivel más alto modele el empowerment si ha de tener una oportunidad de desarrollo en la organización. Este cambio de corazón y de estilo por lo general demanda sesiones de preparación para examinar abiertamente aquellos elementos de la cultura que inhiben el empowerment. Es necesario que los equipos de liderazgo entren en confrontación con el estilo de liderazgo actual para descubrir qué hábitos históricos impiden el empowerment. Después es necesario que asuman la dirección en el nuevo modelo de liderazgo basado en el empowerment.

 

El Empowerment en el Estado Mental

 

Para cultivar una organización con empowerment, los líderes comienzan por el estado mental que busca minimizar el modelo jerárquico dominado por el jefe y maximizar el respeto por el individuo y sus ideas. Con el fin de abrirle un sendero al empowerment en la organización, primero los líderes tienen que hacer lo mismo en sus propias creencias en relación con el poder y el control.

Los líderes de organizaciones con empowerment reconocen primero el liderazgo en cada persona y los aportes con los cuales contribuyen. Saben que las ideas nuevas nunca son perfectas en principio, pero siempre estimulan a la gente para que presenten nuevas ideas y las alimenten. La esencia del empowerment reside

 

 

 

En la mente de los líderes que constantemente estimulan el liderazgo, las ideas nuevas y la innovación en toda la organización.

 

El Empowerment es una Cuestión de Cultura

 

Los círculos de calidad fueron un esfuerzo temprano para reunir equipos, para darles un rol de liderazgo y para hacer que cultivaran ideas innovadoras sobre el mejoramiento de la calidad. De modo característico, cuando esas personas regresaban a su trabajo, no podían poner efectivamente en ejecución sus ideas. La innovación no tendrá lugar hasta tanto la cultura como un todo no provea empowerment y nutra las nuevas ideas. Los errores deben considerarse como oportunidades para mejorar, no para la sanción. Muchos líderes temen que si permiten mayor laxitud, van a perder el control; pero la ironía de todo esto consiste en que a medida que pierden el control logren que más gente de todos los niveles aporte ideas y se desempeñe más responsablemente en relación con la calidad de los productos y el servicio al cliente.

 

En una cultura saludable, que tenga un liderazgo con empowerment, la gente sentirá que no sólo se escucharán sus ideas sino, más importante aún, que se pondrán en ejecución.

 

El Respeto y la Confianza son las Claves del Empowerment

 

Para cultivar el empowerment en una cultura, los líderes efectivos infunden respeto y confianza genuinos. La gente aceptará más rápidamente el liderazgo y la responsabilidad por sus acciones cuando la confianza y el respeto están entretejidos en la organización. Esto incluye, además, el respeto por la diversidad.

 

El viejo procedimiento para manejar la diversidad era el EEO. En una cultura con empowerment, los líderes respetan sinceramente a cada uno por lo que trae a la mesa de discusiones, lo que automáticamente asegura la diversidad. Varios de los líderes con quienes hablamos nos indicaron que con frecuencia las mujeres están mejor equipadas, por naturaleza, para liderar en forma participativa y que ellas mejoran las comunicaciones, personalizan las relaciones y estimulan el trabajo en equipo. Por esto, la tendencia hacia el empowerment de las mujeres y la amplia diversidad de todos los individuos puede proporcionar beneficios a la organización como un todo.

 

Compartir el Poder es Compartir También el Riesgo

Los líderes tradicionales tienden a creer que la mayoría de las personas son adversas a correr riesgos y a asumir responsabilidades. Eso no es verdad en gente

 

 

 

bien educada y entrenada en una sana cultura. Compartir la ganancia va aparejando con compartir riesgos y pérdidas Con frecuencia, cuando se reúnen personas inteligentes para el valor y la fortaleza de su gente en desarrollar proyectos, optan por el camino más difícil y de más riesgos a sabiendas de que éstos son inherentes al liderazgo. El corazón de la naturaleza humana no quiere ser suprimido ni reprimido. Comprender esto permite que los líderes adopten un estilo de Empowerment para desarrollar.

 

Coloque la Toma de Decisiones en Manos de su Personal de Vanguardia

 

En entorno del viejo liderazgo burocrático se cumplían normas y políticas rígidas lo que con frecuencia debilitaba la calidad y el servicio al cliente. Por ejemplo, en la ventanilla de American Airlines solían encontrarse docenas de reglas sobre el procedimiento a seguir cuando un pasajero necesitaba cambiar de vuelo. Los clientes escuchaban la frase: “lo siento, pero eso va contra nuestras políticas”. Y así se perdía ese cliente. Ahora, American Airlines le da empowerment a sus empleados permitiéndoles tomar decisiones y asumir responsabilidades para mejorar el servicio, de modo que cada cliente recibe un tratamiento individualizado, con sentido común, mejor razonamiento y destrezas personales.

 

Para desarrollar esta capacidad para la toma de decisiones, todos los miembros de la organización deben tener información y conocimientos. En la vieja jerarquía, la información se dispensaba con base en la necesidad de saber. En las organizaciones con empowerment horizontales y más planas, la información es poder y fluye más rápidamente y más lejos.

 

El empowerment es un factor crítico en la nueva “moneda” del liderazgo. El empowerment saca lo mejor de cada uno de nosotros, nos inspira para alcanzar la grandeza y resultados extraordinarios, libera nuestra energía creadora, y nos permite ser todo lo que somos capaces de ser. El Empowerment es “compartir el poder”, es decir evitar, urgir y orientar el liderazgo en todos y en cada uno, compartir el poder para liderar en todos los niveles de nuestras instituciones, y trabajar en último término para el empowerment mundial.

 

Nuestra entrevista con los líderes nos ha convencido de que las corporaciones americanas marchan por el camino correcto. Muchos líderes han estado desarrollando un trabajo notable y valeroso y merecen un gran crédito. La mayoría de ellos, si no todos, subrayan la importancia del empowerment para tener empresas que prosperen en el siglo XXI. Donde el empowerment no está dando resultados, es porque no se ha hecho lo suficiente o porque les faltan las herramientas de liderazgo.

 

 

 

OUTSOURCING                

 

Historia

 

El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la Era Moderna. Este concepto no es nuevo en Latinoamérica, ya que muchas compañías competitivas lo realizan como una estrategia de negocio.

 

Delegar responsabilidades y compromisos que no son inherentes a la esencia del negocio ha sido una constante en las organizaciones. Al comienzo de la era post - industrial se inicia la competencia en los mercados globales y es entonces cuando las empresas deciden que otros asuman responsabilidades, porque no parecía suficiente su capacidad de servicios para acompañar las estrategias de crecimiento.

 

Hoy día se habla de volver al inicio y retomar estos conceptos bajo el nombre de reingeniería de procesos. La realidad es que siempre se ha hecho OUTSOURCING, pero con una concepción probablemente equivocada. Hay que tratar de sacar el mayor provecho posible a un programa de esta índole y darle el valor agregado para obtener una solución efectiva a los procesos empresariales.

 

Concepto

 

La palabra Outsourcing hace referencia a la fuente de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de operaciones de una compañía a contratistas externos. Con frecuencia se recurre al Outsourcing como mecanismo para reducir costos, lo cual en algunos casos alcanza hasta un 40%. Dicha subcontratación ofrece servicios modernos y especializados, sin que la empresa tenga que descapitalizarse por invertir en infraestructura.

 

Más allá de parecer un gasto adicional, la subcontratación representa la oportunidad de dejar en manos de compañías expertas la administración y el manejo eficiente y efectivo de los procesos que no están ligados directamente con la naturaleza del negocio y que por el contrario, permiten reducir costos y reorientar los recursos internos e influir de manera significativa en su nivel de competitividad.

 

Se puede definir a la subcontratación como un servicio exterior a la compañía como una extensión de los negocios de la misma, pero que es responsable de su propia administración. También se podría definir como una acción a la agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía.

 

 

 

 

 

Para entender claramente el Outsourcing, éste también debe considerarse a la luz de otras dos decisiones gerenciales, la cuestión sobre fabricar o comprar y la fijación correcta del tamaño, es decir, encontrar el tamaño correcto, o la cantidad correcta del personal para una organización. Ambas decisiones son centrales para la estrategia de Outsourcing.

 

Resumiendo todo lo antes expuesto decimos que Outsourcing es cuando una organización recibe tecnología de información o cualquier servicio de tecnología de información de una empresa externa, contratación de negocios o funciones de sistemas de información. Es decir, servicios externos a la organización que activan los negocios, pero que estos son responsables de su propia administración. En otras palabras, es la práctica de transferir la planeación, la administración y la producción de algunas funciones a terceros independientes.

 

Objetivos                               

 

• Procesos no esenciales para la organización

• Empresas flexibles - adaptables al cambio

• Empresa modular, rompe sus mercados

 

Características

 

• No debe pertenecer al negocio principal

• Se transfiere al personal que realiza la actividad

• Se transfiere a los activos utilizados (si aplica) establece relación a largo plazo con la empresa externa

• La actividad debe ser medular para la empresa externa

• Objetivo principal: reducir costos

• No debe utilizarse como fuente de financiación.

• Habilidad para escuchar y no imponer

• Flexibilidad durante las negociaciones

• Amplia capacidad de soporte

• Presencia en su sector de mercado

• Presencia en su área de operación

• Flexibilidad en producto / tecnología

• Independencia de plataforma

• Flexibilidad contractual

• Cobertura del espectro de servicios

• Capacidad para lanzar un programa de emergencia encaminado a mejorar los servicios y operaciones.

 

 

 

 

Propósitos               

 

• Lograr el cambio

• Obtener talento experto

• Mejoras tecnológicas

• Controlar los costos de tecnología informática y cartas de administración

• Concentrarse en los negocios medulares

 

Metodología

 

La metodología del OUTOSOURCING es esencialmente la incorporación de buena práctica en la toma de decisiones gerenciales. La decisión para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en el caso de muchas decisiones más, sobre bases financieras o técnicas.

 

Lo que hace esta metodología es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro de la organización como en el exterior, e indica aquellas áreas donde la organización necesita conocimiento especializado.

 

Las Dos Caras del Outsourcing

 

Contratar un ente externo y especializado para manejar la infraestructura tecnológica de la empresa puede ser beneficioso siempre y cuando se establezcan claramente las responsabilidades de cada uno de los actores en el proceso.

 

El Modelo Clásico de la Organización ha sido heredado de la Revolución Industrial y está basado en grandes corporaciones verticalmente integradas donde cada una de ellas posee y administra todos o casi todos los recursos necesarios para llevar a cabo procesos del negocio. Tradicionalmente, los logros empresariales han sido asociados con la posesión y administración directa de dichos recursos.

Con el transcurrir del tiempo, las empresas se han vuelto más complejas y especializadas, lo que ha impulsado a proveedores de tecnología a ofrecer sus

 

 

servicios a todos aquellos gerentes interesados en abordar un cambio organizacional en el sector de las TI, un proceso imprescindible para alcanzar el éxito y aumentar la productividad. Es aquí donde surge el OUTSOURCING: práctica de delegar a terceros la operación, actualización, optimización y / o adecuación de los sistemas automatizados de información de las empresas, de acuerdo con las necesidades del negocio.

 

DOWSIZING

 

 Concepto

 

Autor Jofré V. Reducción del Personal.

 

¿Por qué cada día con mayor frecuencia las corporaciones practican despidos masivos? Entérese de las circunstancias en que se produce este fenómeno que conmueve al mundo.

 

Dowsizing es un término acuñado recientemente en el mundo empresarial y significa una contracción o disminución del tamaño de la organización la cual se caracteriza por el despido masivo de personal.

 

Si bien los cierres y aperturas de empresas han sido una característica de la dinámica del mercado, el dowsizing es diferente al proceso normal de acomodo, incluso en economías tan dinámicas como la de Estados Unidos.

 

Los desplazamientos masivos de personal han sido más notorios en las grandes corporaciones. General Electric desplaza a más de 100.000 empleados, IBM tiene ahora la mitad del personal que tenía hace diez años, tras recortar más de 200.000 plazas.

 

La lista es larga y las cifras sólo en Estados Unidos suman varios millones de trabajadores en los últimos años. América Latina no ha sido la excepción, aunque, según algunos analistas norteamericanos, el fenómeno puede estar apenas comenzando para regiones como la nuestra.

 

¿A quién Afecta?

 

Una de las características del dowsizing se refiere al tipo de trabajadores que afecta. Tradicionalmente la estabilidad en el trabajo ha sido mayor en empresas grandes, en empleos que exigen estudios superiores, en niveles de dirección y en posiciones mejor remuneradas.

 

 

 

 

 

El dowsizing rompe esta tradición, desplazando a todo tipo de empleados; factores como la eficiencia, la educación, la antigüedad y experiencia, ya no constituyen inmunidad.

 

El empleado, que es operario calificado o profesional, debe dar un enfoque mucho más agresivo, actualizado y versátil a su perfil para hacer frente a un fenómeno que en absoluto se presenta como pasajero.

 

¿Por qué es un Ajuste tan Radical?

 

Las causas, en el ámbito global, están centradas en el alto desarrollo tecnológico y la creciente competitividad internacional. En las empresas norteamericanas las causas son similares, dado que, por la apertura de mercados, deben hacer frente a estándares internacionales de calidad y costo.

 

Las estrategias y prácticas relacionadas con este enfoque son básicamente seis:

 

• Outsourcing desde hace algunos años ha intensificado la tendencia a contratar servicios o productos a otras empresas, en vez de hacerlos o fabricarlos en la propia organización, lo que se conoce como outsourcing.

 

El outsourcing ha generado en Estados Unidos un nuevo concepto corporativo: The Hollow Corporation, es decir la corporación “vacía”, que se caracteriza por haber dejado de producir la mayoría de los componentes de sus productos a veces todos y los ha contratado externamente o ha decidido producirlos en otros países.

 

• Introducción de nueva tecnología. “Las empresas consideran que la automatización es su única forma de sobrevivir”, dice Martín Haegele, jefe del departamento de robótica del principal centro sobre automatización de Alemania. Los análisis plantean que sólo la gran dependencia de la automatización le ha permitido a Europa mantenerse competitiva en ciertos sectores industriales; normalmente la nueva tecnología implica personal con otro perfil y no en menor cantidad.

 

• “Poda” organizacional. Cuando las organizaciones tienen épocas de “vacas gordas” tienden a crecer desordenadamente y crean unidades o aumentan personal de servicios, de dirección, de apoyo y asesoría. Cuando las condiciones cambian, muchos de los servicios simplemente se eliminan o se recargan de forma parcial a otros trabajadores. En este caso es común que se hable que se ha quitado “la grasa a la organización”.

 

 

 

 

 

•        Las fusiones y adquisiciones de compañías. La eliminación de duplicaciones o el cambio a procedimientos más eficientes llevan a disminuciones de personal. De acuerdo con The Wall Street Journal, en 1993 el volumen de fusiones y adquisiciones fue de diez millones de dólares en América Latina, en 1996 se había triplicado esta cifra y, a septiembre de 1997, el volumen era muy superior al alcanzado en todo el año anterior.

•        Otras estrategias gerenciales. Una de las estrategias que con más fuerza se difunde a nivel gerencial es la de concentración, la cual implica que la empresa se concentre sólo en aquel o aquellos productos o servicios en que puede ser altamente competitiva. La concentración ha provocado naturalmente el desplazamiento de personal.

•        La reingeniería. La aplicación de ciertos enfoques gerenciales recientes, como la reingeniería, pueden provocar grandes desplazamientos de personal, aunque no necesariamente tiene que ser así en todos los casos.

El Ángulo Social

 

El downsizing tiene un ángulo gerencial y otro social. Si bien hemos dado énfasis al gerencial, es interesante observar dos hechos en el ámbito global que están latentes.

 

La poderosa economía estadounidense ha enfrentado con relativo éxito el fenómeno del downsizing, aunque la preocupación sigue latente. El New York Times realizó durante 1995 una serie de reportajes especiales sobre un tema, en que se destacan las consecuencias sociales, tanto para el país como para la comunidad y la familia, de este instrumento gerencial.

 

Las consecuencias para los individuos desplazados han sido en muchos casos realmente dramáticas. Este hecho está directamente ligado al reciente intento fallido del Presidente Clinton por aprobar en el Congreso lo que se conoce como “fast track o posibilidad de llegar a convenios comerciales con otros países por la vía más rápida”, una concesión que otros mandatarios norteamericanos ya han tenido.

 

La “vía rápida” tiene fuertes enemigos entre los que temen la competencia y el desempleo.

 

Por otra parte, cuando una gran empresa internacional abandona sus operaciones en una comunidad, las consecuencias pueden ser muy delicadas desde el punto de vista del empleo, incluso para economías fuertes. Es por esto que muchas

 

 

 

 

 

comunidades han preparado planes alternativos para enfrentar esta eventualidad, otra tarea pendiente en la región.

 

La experiencia con el downsizing durante más de una década ha dejado importantes lecciones a la gerencia moderna. Estas experiencias acumuladas permiten atenuar los riesgos de un fracaso y podemos visualizarlas desde tres perspectivas.

Enfoques Alternativos

 

Reconocidos analistas, como Hamel y Prahalad, de las Escuelas de Negocios de Londres y Michigan, indican que el downsizing es producto más bien del adormecimiento de los niveles gerenciales.

 

Señalan que las empresas que han sido más agresivas en reducciones de personal se caracterizan por “estar en la galería principal de empresa débilmente o mal administrada”.

 

Muchas veces se recurre al downsizing cuando no se ha actuado inteligentemente y a tiempo para preparar a la organización ante las amenazas y cambios del entorno.

 

Alternativamente al downsizing, muchas empresas están trabajando en el personal, en que la participación activa y con alto grado de compromiso de todos los trabajadores permitan altos niveles de productividad. El Centro para el Aprendizaje Organizacional del Instituto Tecnológico de Massachussets, dirigido por Peter Senge, es uno de los focos de desarrollo de este enfoque alternativo.

 

RIGHTSIZING

 

El cambio organizacional no es fácil, pero la experiencia acumulada es muy valiosa; un error común es partir solo de la intuición y experiencia de los altos ejecutivos.

 

Muchas empresas que trabajaron con downsizing han tenido que reconocer el alto costo de sus errores, ya que han tenido que recontratar personal, perder clientes por el deterioro de los servicios y la falta de personal experimentado, lo que se ha denominado rightsizing, es decir, “diseño del tamaño correcto” de la organización.

 

 

 

 

 

 

 

El “Síndrome de los Sobrevivientes”

 

Uno de los aspectos más delicados del downsizing se refiere a las consecuencias que éste produce en el personal que no es despedido, lo cual es denominado por los psicólogos como el “síndrome del sobreviviente”.

 

Los que permanecen en la empresa han vivido el despido de compañeros, amigos, jefes, subordinados, con quienes han compartido años.

 

La gerencia tiene que enfrentar adecuadamente este síndrome, el cual está muy ligado a la forma en que la empresa trate al personal despedido, no sólo por razones humanas, sino que además se crea un clima de temor, de pérdida de compromiso y de rompimiento de los vínculos de la lealtad entre empresa y empleado que puede ser funesto para futuros proyectos de la empresa. El diseño cuidadoso de este proceso es un factor crucial.

 

ACTIVIDAD:

 

 

 

Ø  ¿Cómo se logra la calidad total?

 

Ø  ¿De qué forma controlaría los factores negativos de la calidad?

 

Ø  Aplicar el ciclo de calidad a un determinado producto, diferenciando las operaciones de cada área de la empresa.

 

Ø  Dar un ejemplo práctico de Reingeniería. Definiendo cuáles serían las mejoras.

Ø  Consideraría el uso del Benchmarking positivo ¿Por qué?

 

Ø  ¿Cuál sería su concepto de empowerment?

 

A medida que piensa cómo el empowerment encaja en sus funciones, su departamento, su organización o su propia vida, el lector podría hacerse las siguientes preguntas:

 

• ¿Cuáles son mis creencias y preocupaciones para darles empowerment a otros? ¿Temo perder el control? ¿Estoy demasiado apegado al poder de la posición?

 

• ¿Cuán bien esta desarrollando mi organización el empowerment? ¿En qué etapa estamos? ¿Se considera o no deseable el empowerment? ¿Son frases pasajeras que no ponemos en práctica? En comparación con hace diez años, ¿estamos logrando progresos?, ¿tenemos una estrategia amplia para estimular

 

el empowerment?. ¿Qué elementos de nuestra cultura crean barreras al empowerment?

 

•        ¿Tiendo a darle empowerment a otros en mi vida profesional?, ¿en mi vida personal? ¿Soy más un jefe que un orientador? ¿Cuán abierto soy a las ideas de los demás? ¿Soy más crítico que un apoyo?

 

•        ¿Estaría de acuerdo con la práctica del Outsourcing? ¿Por qué?

 

•        Realizar un cuadro comparativo entre el Angulo Gerencial y el Angulo Social del polémico Dowsizing.

 

•        ¿A qué hace referencia la expresión “El Síndrome de los sobrevivientes”?

 

•        Seleccionar una empresa colombiana y determinar cuáles de las teorías modernas de la administración, ¿estaría de acuerdo con que se aplicaran?